MICROSOFT EXCEL

  A. Pengertian Microsoft Excel

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007 .

Menjalankan Perangkat Ms. Excel

Berikut ini ditampilkan cara memulai operasi lembar sebar yang sering digunakan.
Menggunakan sistem operasi windows lembar sebar yang digunakan Microsoft Excel.

A. Cara menjalankan lembar kerja :

a. Klik Start
c. Klik Microsoft office
b. Klik Program
d. Klik Microsoft Excel

Mengenal Bagian-bagian Lembar Kerja
KETERANGAN:

1. Cell number box adalah tempat yang menunjukkan alamat dari cell / address cell yang   ditunjuk oleh pointer. Name box mencatat alamat cell pointer dengan diawali pencatatan nama kolom (A-IV) selanjutnya nomor baris (1-65536), sebagai contoh : → cell B5 dibaca kolom ke-2 ( yakni kolom B) baris ke-5.
2. Formula box adalah tempat dimana kita menuliskan rumus formula, tapi harus diingat bahwa penulisan rumus formula bukan berupa angka melainkanalamat cell / cell addressnya. Setiap kali menuliskan formula yang diperlukan harus selalu diawali dengan tanda sama dengan (=………) atau tanda tambah (+………).
3. Tab worksheet adalah menyimpan multi sheet pada satu buku kerja.dapat dengan cepat berpindah dari satu sheet ke sheet lain hanya dengan mengklik tab worksheet. Nama sheet dapat diganti sesuai dengan kebutuhan. Buku lembar sebar ( Excel )menyediakan 3 lembar sebar (worksheet).
4. Menu Bar adalah tempat memuat daftar menu mulai dari file sampai help.

 Bagian-bagian toolbarKETERANGAN:

1. NEW adalah untuk membuka workbook yang telah ada. Cara membuka dengan mengklik New pada toolbar, atau bisa juga dengan mengklik File|New dari menu bar, atau tekan CTRL+N.
2. Open adalah untuk membuka workbook yang telah ada. Cara membuka dengan mengklik open pada toolbar atau Klik File|Open dari menu bar atau tekan CTRL+O, atau klik tombol Open
3. Save adalah untuk menyimpan data yang kita buat. Cara membuka dengan mengklik save pada toolbar atau klik File|Save As atau CTRL+S.
4. Print adalah untuk mencetak lembar sebar. Cara membuka dengan mengklik save pada toolbar
5. Print Preview adalah Fitur ini mengijinkan anda untuk melihat worksheet sebelum di cetak .
6. Spell Check adalah Gunakan untuk mengecek ejaan kata yang salah pada worksheet.
7. Copy dan paste adalah Menu ini digunakan untuk menyalin data dari suatu data range ke data range
8. Undo and Redo adalah untuk membatalkan langkah terakhir yang dibuat, apakah memasukkan data dalam sel, memformat sel, memasukkan fungsi, dll. Klik Redo untuk membatalkan undo
9. Insert Hyperlink adalah Untuk memasukkan hyperlink ke wes site dalam internet, ketik teks kedalam sel yang ingin di link yang bisa diklik dengan mouse. Lalu, klik tombol Insert Hyperlink dan masukkan alamat web yang ingin link dengan teks dan klik OK.
10. Zoom adalah Untuk mengubah ukuran workksheet yang muncul dilayar, pilih perbedaan persentase dari menu Zoom.

Dalam Microsoft Excel terdapat 4 komponen utama yaitu :

1.       Row Heading

Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel adalah 65.536 baris.

2.       Column Heading

Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256 kolom). 

3.       Cell Pointer

Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1.

4.       Formula Bar

Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Microsoft Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1 .

HEADER & FOOTER

Seperti pada Microsoft Word, kita juga dapat menambahkan header dan footer. Caranya :

Pilih tab Insert è Header Footer

o   Menggunakan Rumus (Formula)

Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ;

Lambang

Fungsi

+

Penjumlahan

-

Pengurangan

*

Perkalian

/

Pembagian

^

Perpangkatan

%

Persentase

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-)

o   Menggunakan Fungsi

Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Microsoft Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().

Beberapa Fungsi yang sering digunakan:

1.       Fungsi Average(…)

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data(range).  Bentuk umum penulisannya adalah  =AVERAGE(number1,number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya.

2.       Fungsi Logika IF(…)

Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut ;

Lambang

Fungsi

=

Sama dengan

<

Lebih kecil dari

>

Lebih besar dari

<=

Lebih kecil atau sama dengan

>=

Lebih besar atau sama dengan

<>

Tidak sama dengan

3.       Fungsi Max(…)

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah =MAX(number1,number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya.

4.       Fungsi Min(…)

Sama halnya dengan fungsi max, bedanya fungsi min digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data numerik.

5.       Fungsi Sum(…)

Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan.

6.       Fungsi Left(…)

Fungsi left digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kiri, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.

7.       Fungsi Mid(…)

Fungsi ini digunakan untuk mengambil sebagian karakter bagian tengah dari suatu teks. Bentuk umum pemakaian fungsi ini adalah =MID(text,start_num,num_chars). Artinya mengambil sejumlah karakter mulai dari start_num, sebanyak num_char.

8.       Fungsi Right(…)

Fungsi ini merupakan kebalikan dari fungsi left, kalau fungsi left mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri, maka fungsi mengambil sejumlah karakter dari sebelah kanan teks.. Bentuk umum penulisannya adalah =RIGHT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kanan, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.

9.       Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP

Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel secara horizontal (VLOOKUP) atau secara vertikal (VLOOKUP). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah :

=HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num,…)

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num,…)

Dari rumus diatas, dapat dilihat bahwa bedanya hanya pada nomor indeksnya saja, kalau kita pakai HLOOKUP, maka digunakan nomor indeks baris (Row_index_num), tapi kalu pakai VLOOKUP digunakan nomor indeks kolom (Col_index_num). Nomor indeks adalah angka untuk menyatakan posisi suatu kolom/baris dalam tabel yang dimulai dengan nomor 1 untuk kolom/baris pertama dalam range data tersebut.