Artikel Aplikasi komputer: MAIL MERGE

Pengertian Mail Merge

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

Sebenarnya fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word memiliki beberapa fungsi dan kegunaan. Salah satunya adalah untuk menghubungkan data-data dokumen pada Word dengan data dokumen yang ada di Excel. Secara sederhana maksudnya adalah, data-data yang ditulis dalam bentuk list/kolom di Excel akan berfungsi sebagai sumber data para “penerima surat” (Recipients) atau database-nya, yang nantinya akan ditempatkan pada tulisan di dokumen Word sebagai alamat surat, dimana tulisan-nya tadi berfungsi sebagai “format surat”-nya (Letters).

Cara Membuat Mail Merge Pada Ms. Word 2007

langkah- langkah membuat mail merge :

Pertama, silahkan buka Microsoft office word 2007 di PC anda. Untuk bahan praktek, silahkan buat sebuah surat undangan singkat yang berisi nama penerima dan instansi tempat kerja
.
Langkah cara membuat mail merge berikutnya, setelah surat undangan tadi jadi, klik pada ribbon bar menu Start Mail Merge seperti gambar dibawah ini.

: cara membuat mail merge

Kemudian klik Step by step Mail Merge Wizard … , dan akan muncul halaman seperti gambar berikut ini :

: cara membuat mail merge

Klik Next : Starting document , lalu akan muncul gambar berikut :

: mail merge adalah

Klik Next : Select recipients , recipients adalah data yang akan kita masukkan ke dokumen yaitu surat undangan. Maka akan muncul seperti gambar dibawah ini :

: contoh mail merge

Karena kita sebelumnya belum membuat data source , maka klik create untuk membuat data source, dan akan muncul gambar seperti berikut ini :

: mail merge word 2007

Silahkan Edit menurut yang diperlukan, seperti First Name menjadi Nama dsb. Berikut contoh data source yang sudah jadi.

: pengertian mail merge

Langkah cara membuat mail merge selanjutnya adalah melakukan insert filed, yaitu data-data dalam data source yang akan kita sisipkan ke dokumen. Caranya dengan letakkan kursor pada daerah yang ingin di sisipkan field kemudian klik insert field.